Francisco O. Magalhães - Advogado - Direito Imobiliário, Direito Sucessório, Direito do Consumidor, Elaboração de Contratos

CARTILHA PARA O ADMINISTRADOR DE IMÓVEL

Visando padronizar e agilizar o atendimento aos clientes, preparamos o presente informativo para orientá-los, bem como auxiliar seus funcionários, especialmente os inexperientes, sobre os procedimentos básicos que devem ser observados no dia a dia da administração de imóveis.

Certamente não temos a pretensão, por óbvio, com o singelo trabalho ora apresentado, de esgotar qualquer assunto, até porque o tema é por demais complexo, envolvendo diversas regras legais e procedimentais, portanto ousamos dividir com os senhores, apenas e tão somente, a pouca experiência que adquirimos, seja nas lides forenses ou no dia a dia do nosso escritório. Iniciamos o presente trabalho com uma sugestão, a qual entendemos ser fundamental para o bom andamento da administração de uma locação imobiliária, ou seja, a verificação da documentação pessoal do locador e do imóvel que será objeto da futura locação. Senão vejamos:

I - ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO DO LOCADOR E DO IMÓVEL ANTES DE COLOCÁ-LO PARA LOCAÇÃO.

Ao captar um imóvel para locação, a imobiliária deverá adotar as seguintes medidas:
Requerer a matrícula atualizada do imóvel para verificar quem é o seu legítimo proprietário ou possuidor.
Em caso de usufruto ou cessão, o usufrutuário ou o cessionário deverá figurar como Locador;
Solicitar certidões negativas da Justiça Estadual, Justiça Federal e Justiça do Trabalho, a fim de verificar a existência de eventuais ações judiciais que possam inviabilizar a locação, seja pelas indisponibilidade do imóvel ou por dívidas que possam refletir na segurança da negócio que se visa contratar. -
Caso os fatos acima ocorram antes da celebração do contrato de locação, e o locatário venha ser obrigado a desocupar o imóvel, a Imobiliária, juntamente com o locador, poderá responder por perdas e danos, lucros cessantes, dano moral, entre outros, pois terá dado causa a tais prejuízos.

II - PERGUNTAS E RESPOSTAS:

1) Para promover a Ação de Despejo por Falta de Pagamento, é necessário aguardar três meses para ingressar com a ação ?
R- Não, a lei não estabelece prazo mínimo. Caso seja do interesse do locador, o mesmo poderá ingressar com a Ação no dia seguinte ao vencimento.
2) Depois que ingressar com a ação, poderá ser realizado acordo?
R- Sim, o acordo pode ser realizado em qualquer fase do processo, sendo certo que a confecção do mesmo deverá ocorrer no nosso escritório.
3) Qual a importância de se fazer acordo?
R- Além de reduzir drasticamente o prazo processual, o não cumprimento do respectivo acordo dará ensejo ao locador executar o despejo e a dívida, independentemente de intimação ou aviso ao devedor.
4) No acordo judicial, se a dívida for parcelada, o locador será obrigado a aguardar o vencimento da última parcela para executá-lo?
R- Não, pois sempre será previsto no acordo o vencimento antecipado da divida, independentemente de aviso ou notificação do devedor.
5) Qual a importância de um contrato bem elaborado e com garantia locatícia idônea ? - O contrato bem elaborado e com garantia idônea, possibilita ao locador agilizar a tramitação do processo, bem como em obter êxito na ação. R- Um contrato mal elaborado sem garantia locatícia dificulta a tramitação da ação, dando oportunidade ao réu discutir a sua validade e eficácia, além de impossibilitar o credor a obter resultado prático na ação, isto é, cobrar efetivamente a dívida.
6) Após ingressar com a ação, o locatário poderá pagar o aluguel na imobiliária ou por intermédio de boleto bancário? -
R- Não, após o ingresso da ação, caso o locatário queira evitar a rescisão do contrato e ter o seu despejo decretado, deverá paga-lo em juízo, de uma única vez, acrescidos das penalidades contratuais, custas judiciais e honorários advocatícios.
7) No curso da locação, o locador poderá reaver o imóvel locado caso o locatário não descumpra as regras contratuais?
R- Não, jamais o locador poderá reaver o imóvel antes do prazo contratual, conforme previsto no art. 4º. da Lei 8.245/91. - Importante esclarecer que a cláusula contratual que autoriza o locatário desocupar o imóvel antes do prazo contratual, pagando a multa contratada, não se aplica ao locador.
8) A imobiliária pode optar pela Câmara de Mediação e Arbitragem (CMAJ) para solucionar os conflitos da locação?
R- Não recomendamos tal medida, considerando o alto custo que resulta essa opção, sem falar que em nada contribui para agilização dos processos, pois independentemente do CMAJ a execução da sentença deverá ser realizada na Justiça Comum, na qual serão cobradas novas custas. • IMPORTANTE: Caso a imobiliária ou o locador opte pelo CMAJ os honorários advocatícios devidos serão cobrados a parte daqueles pagos mensalmente em razão do contrato de prestação serviço.
9) A Imobiliária pode positivar o locatário e seus fiador junto ao SPC sem notificação?
R- Não, antes de restringir o crédito do locatário e seu fiador, sob pena de responder por perdas e danos, a imobiliária deverá notificá-los pessoalmente (AR-MP).
10) Os Honorários pagos pela imobiliária ou pelo locador para a propositura da ação judicial contra o locatário lhe serão reembolsados?
R- Não, pois os honorários contratados, ou seja, aquele fixado entre cliente e o advogado não são reembolsáveis, conforme previsto no art. 22º do Estatuto da OAB. Apenas as custas judiciais serão reembolsadas.

III – ESCLARECIMENTOS ADICIONAIS:

É Fundamental que os senhores esclareçam aos seus clientes da importância de se ingressar o quanto antes com a ação de despejo/cobrança quando o locatário se tornar inadimplente, pois a dívida de aluguel é a que mais pesa no seu bolso, portanto quanto mais rápido ele for atingido, mas rápido, possivelmente, ele tentará saldar o débito, pois deixará de ser interessante protelar seu pagamento para honrar outras dívidas.

Qual a diferença entre a divida de aluguel e as demais, como: bancária, cartão de crédito, financiamento, entre outras ?

A diferença primordial, entre a divida de aluguel e as demais está na sua cumulatividade, ou seja, a dívida de aluguel gira o valor principal mês a mês, acrescido de multa de 10%, juros de 1%, atualização monetária, custas judiciais e honorários advocatícios, caso a mesma tenha sido submetida ao Judiciário.
Nas demais dividas, o principal normalmente não cumula, sendo acrescida apenas de multa de 2%, juros de 1% ao mês e atualização monetária.
É importante, após ingressar com ação judicial, cancelar a emissão de boletos bancários, bem como fazer constar no cadastro do locatário que os pagamentos somente poderão ser realizados no escritório do advogado.
Fazer constar nos boletos que, ultrapassados o dia do vencimento, o banco está desautorizado de receber o pagamento, pois caso a ação já tenha sido proposta, ocorrendo dito pagamento, o locador terá que desistir da ação, o que trará despesas de custas judiciais que deverão ser suportadas pela imobiliária.

DA RENOVAÇÃO DO CONTRATO DE LOCAÇÃO E FIANÇA.

Quando o contrato de locação estiver vigorando por prazo indeterminado, é de suma importância que a imobiliária entre em contato com as partes envolvidas no referido contrato, a fim de que procedam a renovação do mesmo, caso contrário, numa eventual ação judicial, o Locador poderá ficar impossibilitado de cobrar a dívidas dos fiadores, tendo em vista que alguns juízes os exoneram do encargo, quando o contrato passa a vigorar por prazo indeterminado.
A renovação acima mencionada é necessária e de igual importância, até mesmo nos contratos em que contenham cláusula prorrogando a responsabilidade dos fiadores até a efetiva entrega das chaves do imóvel, pois, da mesma forma, os fiadores poderão se exonerar, segundo o entendimento de alguns julgadores.

RENOVAÇÃO E ACOMPANHAMENTO DOS PAGAMENTOS DO SEGURO FIANÇA E DO SEGURO INCÊNDIO

A renovação do seguro fiança e seguro incêndio, garante ao locador uma maior segurança na locação, possibilitando a cobrança dos alugueis que eventualmente o locatário deixar de pagar, bem como o ressarcimento de possíveis valores gastos na reparação do imóvel, quando este for atingido por incêndio ou outro sinistro eventualmente contratado.
Quanto ao acompanhamento do pagamento das parcelas mensais dos seguros acima destacados, vale lembrar que qualquer atraso nos pagamentos, poderá gerar o cancelamento do contrato firmado com a seguradora, desobrigando-a a reparar os danos causados ao locador, o qual, mediante ação judicial própria, poderá requerer que a Imobiliária arque com tais valores em razão de sua má administração.

ACOMPANHAMENTO DE PAGAMENTOS DE ENCARGOS

Caso os encargos da locação não sejam cobrados junto com o aluguel, é de fundamental importância que a Administradora do imóvel acompanhe mensalmente o pagamento dos referidos encargos, evitando eventuais prejuízos ao Locador.
Os pagamentos dos condomínios deverão ser acompanhados junto à administradora do mesmo; com relação ao consumo de água e luz, bem como IPTU e TLU, o acompanhamento poderá ser realizado junto aos sites das respectivas empresas.
Com relação à conta de luz, a Administradora fica responsável em orientar o Locatário a promover a alteração do cadastro para seu nome junto a CELESC.
Observação: a falta de acompanhamento dos encargos locatícios poderá gerar ao locador os seguintes problemas:
Protesto de títulos em seu nome, o que vem acontecendo frequentemente nas cobranças de condomínio.
Inclusão do nome no SPC/SERASA e demais órgãos de proteção ao crédito.
Cobrança Judicial dos encargos devidos, entre outros.
Os três itens acima citados podem levar o locador requerer da imobiliária administradora da locação a reparação dos danos materiais e morais que lhe foram causados, fato que certamente a levará perder o cliente, bem como lhe causará inúmeras despesas, extrajudiciais e judiciais, sem falar na reparação dos danos causados ao locador.
Honorários contratados, ou seja, aquele fixado entre cliente e advogado, não são reembolsáveis, conforme previsto no art. 22º do Estatuto da OAB.

Esclarecimentos sobre Ação Renovatória:

Os contratos de locações comerciais, a princípio, não poderão ser celebrados por prazo igual ou superior a 05 (cinco) anos ou renovados periodicamente gerando igual prazo, sem que o locador autorize por escrito, pois tal fato poderá conceder direito ao locatário em obter renovação automática do mesmo por igual período, independentemente da vontade do locador, caso o mesmo não se enquadre nas situações seguintes:

Art. 52. O locador não estará obrigado a renovar o contrato se:

I - por determinação do Poder Público, tiver que realizar no imóvel, obras que importarem na sua radical transformação; ou para fazer modificações de tal natureza que aumente o valor do negócio ou da propriedade;

II - o imóvel vier a ser utilizado por ele próprio ou para transferência de fundo de comércio existente há mais de um ano, sendo detentor da maioria do capital o locador, seu cônjuge, ascendente ou descendente.

1º Na hipótese do inciso II, o imóvel não poderá ser destinado ao uso do mesmo ramo do locatário, salvo se a locação também envolvia o fundo de comércio, com as instalações e pertences.

2º Nas locações de espaço em shopping centers, o locador não poderá recusar a renovação do contrato com fundamento no inciso II deste artigo.

3º O locatário terá direito a indenização para ressarcimento dos prejuízos e dos lucros cessantes que tiver que arcar com mudança, perda do lugar e desvalorização do fundo de comércio, se a renovação não ocorrer em razão de proposta de terceiro, em melhores condições, ou se o locador, no prazo de três meses da entrega do imóvel, não der o destino alegado ou não iniciar as obras determinadas pelo Poder Público ou que declarou pretender realizar.

Esclarecimentos sobre Denuncia vazia: Locação Residencial:

Na locação residencial o prazo do contrato deverá ser de no mínimo 30 (trinta) meses, desta forma, o Locador terá direito a ingressar com a Ação de Despejo por Denúncia Vazia, após o término do prazo estabelecido, mesmo que o Locatário esteja em dia com os pagamentos dos alugueis e encargos da locação.
Nos contratos com prazo inferior a 30 (trinta) meses não cabe denúncia vazia, ou seja, o locador somente poderá reaver o imóvel para uso próprio, descendente, ascendente ou após decorridos cinco anos da locação.

DO DIREITO AO PONTO COMERCIAL

A relação locatícia firmada pelas partes, encontra-se regulada pela Lei 8.245/91 e esta por sua vez, não prevê direito de indenização a este título, especialmente se o locatário não tiver direito à renovação compulsória da locação, isto é, aquelas em que o prazo mínimo ajustado seja inferior a cinco anos.

É muito comum, entre os leigos, a idéia de que o locador retomante, terá de indenizar o locatário de todos os prejuízos sofridos pela perda de seu ponto, incluindo-se os lucros cessantes, todavia para que dito fato ocorra o locatário deverá possuir direito à renovação compulsória do contrato, ou seja que o mesmo esteja vigorando por prazo determinado não inferior a cinco anos.

DA MULTA CONTRATUAL DE 10%

Não há qualquer irregularidade na fixação da multa moratória de 10% prevista no contrato de locação, pois na relação locatícia firmada entre locador e locatário não se aplica as regras do Código de Defesa do Consumidor, o qual prevê, entre outras, o limite de 2% nas multa moratórias.

IV- DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA PARA AJUIZAMENTO DE AÇÕES JUDICIAIS:

PARA A PROPOSITURA DA AÇÃO DE DESPEJO CUMULADA COM COBRANÇA:

Contrato de locação (pelo menos a última folha autenticada);
Procuração;
Planilha dos débitos devidos pelo Inquilino, na qual deverá constar qual o procedimento que visam seja tomado, bem como o nome da imobiliária, locador, locatário, fiadores e demais informações que julgarem necessárias.

Exemplo: Se o locatário estiver na posse do imóvel, a ação será de despejo c/ cobrança.

Contrato Social (quando a procuração for passada por pessoa jurídica);
Quando a empresa for S/A, Cooperativa, Clube, Fundação, Associação, etc. Deverá ser encaminhado o Estatuto e Ata de eleição do representante legal que assinará a procuração.
Termo de Vistoria Inicial de Final, de preferência com fotos.
Comprovantes dos débitos a serem cobrados (Ex: carnes de IPTU, TLU e contas de água, luz e condomínio, entre outras despesas)
Quando for cobrar condomínio, pegar uma declaração de débitos assinada pelo síndico, na qual deverá constar os valores e respectivos vencimentos, identificando a unidade condominial devedora.

DOCUMENTOS PARA AÇÃO DE COBRANÇA:

Contrato de locação (pelo menos a última folha autenticada);
Procuração;
Planilha dos débitos devidos pelo Inquilino, na qual deverá constar qual o procedimento que visam seja tomado, bem como o nome da imobiliária, locador, locatário, fiadores e demais informações que julgarem necessárias.
Contrato Social (quando a procuração for passada por pessoa jurídica);
Quando a empresa for S/A, Cooperativa, Clube, Fundação, Associação, etc. Deverá ser encaminhado o Estatuto e Ata de eleição do representante legal que assinará a procuração.
Termo de Vistoria Inicial de Final, de preferência com fotos.
Comprovantes dos débitos a serem cobrados (Ex: carnes de IPTU, TLU e contas de água, luz e condomínio, entre outras despesas).
Quando for cobrar condomínio, pegar uma declaração de débitos assinada pelo síndico, na qual deverá constar os valores e respectivos vencimentos, identificando a unidade condominial devedora.
Contrato de locação (pelo menos a última folha autenticada).
Recibo de entrega de chaves (quando o Inquilino sai do imóvel locado).
Orçamentos quando estiver cobrando reformas a serem realizadas no imóvel. Se o locador já tiver realizado as referidas reformas, além dos orçamentos deverão fornecidas as notas fiscais das respectivas despesas.
Fotos do estado do imóvel, com seus respectivos negativos.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA INGRESSAR COM EXECUÇÃO EXTRAJUDICIAL

Os documentos acima, exceto o Contrato de locação, pois esse, de acordo com a lei, deverá ser apresentado em sua via original.

ENCERRAMENTO

Assim sendo, com o presente trabalho, esperamos ter contribuído para que os senhores possam prestar aos seus clientes os esclarecimentos das questões aqui destacadas, as quais fazem parte do cotidiano das imobiliárias, porém a nosso ver são fundamentais para o bom andamento da administração das locações que lhes são confiadas.

Sugerimos, por fim, que nos sejam enviados outros questionamentos que entendam pertinentes e não estejam aqui contemplados, para que possamos respondê-los contribuindo com o aperfeiçoamento dos serviços profissionais prestados pelos senhores.

Atenciosamente,

Francisco Oscar Magalhães Advogado
OAB/SC 12.458-B

Roberta Ribeiro da Silva Advogada
OAB/SC 21.310

Marcos Otto Hanauer
Estagiário